Événements
L’organisation d’un événement départemental constitue un élément de prestige pour l’organisateur et un évènement promotionnel pour la ville, le département et le basketball. C’est dans le but d’assurer une organisation de qualité, à la mesure de cet évènement majeur de la saison, que l’organisateur, candidat à la réalisation matérielle de cette manifestation doit s’engager à assumer l’ensemble du cahier des charges suivant.
1 – Dispositions logistiques et matérielles
La structure d’accueil devra se situer dans un rayon de 30kms autour de Razac-sur-l’Isle pour des raisons de logistique.
L’organisateur doit disposer, sans partage, de la salle et de ses dépendances la veille de l’événement.
Les tribunes de la salle doivent avoir une capacité minimum de 200 personnes.
La sonorisation sera assurée si possible par l’organisateur (sono et micro).
Le nombre de vestiaires doit être au minimum de deux.
L’espace de pratique accueillant les ateliers doit correspondre à minima aux dimensions suivantes : 45m x 25m.
L’organisateur doit mettre à disposition 4 panneaux minibasket.
Les panneaux devront être fournis en bon état, propres, solides et utilisables sans réparation provisoire.
Un emplacement pour les stands « Vivre Ensemble » et partenaires du comité devra être défini sans impacter l’espace de jeu et d’entrainement.
2 – Organisation
La salle doit être ouverte heure 30 min avant le début de la manifestation.
Horaires : 9h30 – 12h
Gratuité des entrées pour les spectateurs. Les droits à la buvette, la restauration et bourriche revenant à l’organisateur. La restauration pourra être organisée sous forme de sandwichs, repas, …
Le club accueillant prépare et offre le café à tous les arrivants (parents, accompagnateurs, bénévoles et salariés du Comité). Le coût de ce café offert est à la charge du Comité.
La communication est assurée par le Comité (micro, photos, vidéos).
L’organisateur devra mettre à la disposition des jeunes et des encadrants un point d’eau potable, ainsi que tenir à disposition des poches de froid en cas de blessure.
L’organisateur n’a pas à prendre en charge les collations pour les équipes participantes et l’ensemble des officiels.
Les récompenses sont fournies par le Comité. Sur proposition de l’organisateur, des élus du club et/ou de la commune pourront être associées aux remises des récompenses.
Le club accueillant devra préparer pour les bénévoles et les salariés du comité le repas du midi, pris en charge financièrement par le comité (environ 30 repas).
3- Dispositions financières
Toutes les recettes annexes reviennent d’autorité à l’organisateur.
L’organisateur devra impérativement régler toutes les dépenses afférentes à l’organisation.